Сотрудник работает удаленно не в России.

1. Тип отношений
   
   

Трудовой кодекс не отвечает на вопрос: может ли удаленный сотрудник работать за границей. Минтруд в письмах отрицает саму возможность заключения трудового договора в таком случае. Аргументы Минтруда: трудовое законодательство действует только на территорию России, а работодатель не выполнит требования охраны труда.

Альтернатива Минтруда: заключение договора гражданско-правового характера (договор ГПХ).

Позиция Минтруда не в полной мере основана на законе:

• В Трудовом кодексе нет принципа «запрещено все, что не разрешено»;
• Сам Кодекс знает случай заключения трудового договора для работы не в России: срочный трудовой договор с лицами, направляемыми на работу за границу,
• Позиция Минтруда снижает уровень защиты для заграничных работников. Объем социальных гарантий по договору ГПХ существенно ниже.

Мы не нашли судебной практики с преследованием работодателей, заключивших трудовой договор с заграничными работниками. Возможно, она появится в будущем из-за массовости явления.

Также нет практики по признанию отношений на основании договора ГПХ трудовыми. Но и не исключено, что из-за массового отъезда сотрудников, в будущем возможны обращения о признании отношений трудовыми. Письма Минтруда не указ для суда, а формально трудовые отношения нельзя маскировать договором ГПХ во всех случаях.

Важно! У вас нет ни обязанности, ни права расторгать уже заключенный трудовой договор с «заграничным» работником. Также договор не может быть признан недействительным, т.к. в Трудовом кодексе нет норм о недействительности договора.

Как итог: вы можете выбрать по какой модели работать с сотрудником: в рамках трудовых или гражданских отношений. И оба варианта не идеальны с точки зрения законодательства и государства.

2. Форма договора.

Для трансграничного взаимодействия сторон нет каких-либо правовых особенностей. Учитывайте удаленность работника и те правовые варианты, которые у вас есть.

Как трудовой договор, так и ГПХ вы можете подписать «по старинке» в бумажной форме. Удаленный работник может это сделать лично в офисе или подписать присланный вами документ. Помните, что и трудовой договор и договор ГПХ считается заключенным со дня его подписания работником (исполнителем) и работодателем (заказчиком). Дата вступления договора в силу – дата подписания последней стороной. Учитывайте это для определения даты договора, а также для направления сведений о бывших государственных служащих и сведений в фонды.

Также вы можете использовать электронную подпись.

Трудовой договор работник может подписать:

• Неквалифицированной электронной подписью;
  
• Квалифицированной электронной подписью.
  
  

Первую подпись работник может получить онлайн на сайте nalog.ru. А вот вторую придется получать только лично в удостоверяющем центре.

Если вы выбрали работу в рамках договора ГПХ, то сотрудник может подписать договор этими подписями, а также простой электронной подписью.

Но для подписания простой и неквалифицированной электронной подписью между сторонами предварительно заключите соглашение о такой возможности.

3. Взаимодействие с сотрудником

Для трудового договора работают общие правила дистанционного труда: форма взаимодействия определите в локальных актах или в самом трудовом договоре. Какие-либо правовые особенности для зарубежного работника отсутствуют.

Учтите, при запросе связанные с работой документов, вы должны отправлять международные почтовые отправления.

Форма взаимодействия в рамках договора ГПХ устанавливается самим договором.

4. Налоги

Так как сотрудник не находится в России, для размера НДФЛ важен его статус: резидент или не резидент.

Резидент: тот, кто проводит в России от 183 дней в течение 12 месяцев, следующих подряд.

Нерезидент: тот, кто провел за рубежом 183 дня и больше в течении 12 месяцев подряд.

Резиденты платят НДФЛ в России с доходов от источников в РФ, и от зарубежных источников. Нерезиденты платят НДФЛ только с доходов от источников в России. При это ставка НДФЛ для нерезидентов: 30 процентов.

Статус определяется при каждой выплате вознаграждения. Окончательно статус определяется на 31 декабря. На эту же дату выясняется есть ли долг человека перед бюджетом или бюджета перед человеком.

Таким образом, если работник «теряет» статус резидента на дату выплаты, то работодатель/заказчик обязан удержать 30 процентов НДФЛ при следующей выплате. Если по итогам года на 31 декабря меняется статус сотрудника, то компания должна произвести перерасчет НДФЛ за все периоды, в которых сменился статус.

Важно! По закону сотрудник не обязан сообщать о своем статусе работодателю, но такую обязанность целесообразно прописать в договоре, т.к. вы рискуете получить штраф от налоговой.

Но если в договоре будет указано, работа (услуга) выполняется за пределами России, то вознаграждение за эту услугу считается полученным от источника за пределами РФ (Налоговый кодекс и письма Минфина). В таком случае работодатель не должен удерживать НДФЛ. В статусе резидента работник будет сам платить 13 процентов российскому бюджету, а после утраты статуса – платить в Россию не будет.

Следовательно, для снижения налогового бремени сотрудника, вам необходимо в договоре указать место работы: заграница. О формулировке условия – ниже.

5. Условие о месте работы

Если у вас договор ГПХ, то требований к условию о месте оказания услуг нет. Можете указать страну нахождения исполнителя.

Ответственность: имущественная, устанавливается договором по желанию сторон.

Иначе в отношении трудового договора. Трудовой кодекс требует указывать место работы, в том числе и при дистанционном труде. Место работы включает в себя указание конкретного города (Верховный Суд). И хотя эта позиция относится к месту работы в России, для определенности и снижению вопросов у проверяющих, укажите в качестве места работы страну и город.

Ответственность: дисциплинарная. Но вам придется доказать, что место работы влияет на трудовые обязанности. С учетом характера труда, шансы у вас не велики.

6. Прочие аспекты

В последнем блоке рассмотрим прочие правовые нюансы.

• Социальное страхование. Согласно Трудовому кодексу, условие включается в трудовой договор. По специальным законам застрахованными лицами по социальному, медицинскому и пенсионному страхованию являются граждане России, работающие по трудовому договору вне зависимости от места выполнения работы. Поэтому вы должны включить условие в договор и страховать работника.При заключении ГПХ включать условие в договор не требуется, но взносы платить также нужно (кроме социального страхования).
  
  
• Охрана труда. При дистанционном труде по трудовому договору у работодателя три обязанности:
  
  
• Исполнять предписания органов;
  
  
• Страховать работника от несчастных случаев;
  
  
• Расследовать несчастные случаи.
  
  

Закон говорит, что это страхование обязательно для всех работников, независимо от места выполнения трудовой функции. С расследованием несчастных случаев могут возникнуть проблемы: законодательство не содержит специальных правил на этот счет. Но Приказ Минтруда о расследовании допускает проведение опросов, пояснений и осмотр места происшествия дистанционным способом. Поэтому при несчастном случае необходимо глубокий правовой анализ.

• Воинский учет. Гражданин обязан сняться с воинского учета при выезде из России на срок более шести месяцев. Это его личная обязанность, работодатель не может ее контролировать. Но сохраняются требования о предоставлении документа воинского учета при заключении трудового договора.