тайм консалтинг

Типовые ошибки при составлении инструктажа, почему мы их совершаем и как их не допустить

Раз в месяц мы делаем подборку интересных статей и информации, которая поможет вам найти решения и всегда "держать руку на пульсе".
Часто письма не шлем. Мы тоже не любим спам!

Подписываясь на рассылку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных согласно Федеральному закону РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
В каких ситуациях мы прибегаем к инструкциям? Каждый по-разному, я пишу инструкции тогда, когда вижу, что без них ну никак не обойтись, а именно:

1. Когда текучка кадровая на участке и нет времени каждый раз повторять одно и тоже новому сотруднику;
2. Когда выступаю в роли контроля исполнения поручения сотрудником и вижу «узкое место», требующее инструкцию;
3. Когда произошел сбой в работе в результате чего компания налетела на санкции, и инструкция создается с целью предотвращения возникновения подобной ситуации в будущем;
4. Когда сотрудник принимается на работу и в первые дни самостоятельно знакомится с пулом своих функциональных обязанностей и ряда других случаев.

При чем не только я самостоятельно пишу инструкции, но и руководители отделов так же готовят инструктаж, а я эти инструкции оцениваю и согласовываю, и часто мне приходится учить тех, кто эти инструкции пишет для своих подчиненных и не только, потому как считаю, что они не являются рабочим инструментом для сотрудника и велика вероятность того, что сотрудник только начав их изучать тут же захочет положить их «в стол», потому что она совсем не понятно.

Поэтому общие правила для создания инструкции следующие:

1. инструкция пишется для должности, а не для конкретного человека, поэтому каждая инструкция должна быть закреплена за участком/бухгалтером и инициирована ему;
2. инструкция пишется не "в стол" а для того, чтобы она служила наглядным пособием для человека, кто по ней будет работать, она должна отвечать правилам четырех "П":
  • понятной;
  • простой;
  • подробной;
  • пошаговой.
3. все сроки должны быть четкими, не нужно оставлять их на самоконтроль, потому как он изначально низкий. Так же сроки дадут возможность вам проверить исполнительную дисциплину и если линейная зависимость сроков есть, то сроки по промежуточному выполнению должны это учитывать;
4. инструкция должна содержать в себе последовательный план и скрины в тех задачах, где это необходимо.

В отдельных случаях на участках, где часто меняется кадровый состав, я прибегаю к тому, чтобы совсем обезличить сотрудника, от ФИО перейти к наименованию участка работы, например участок расчета заработной платы или участок реализации и так далее. Конечно, со стороны может показаться, что это нарушает корпоративную этику в компании, но в данной ситуации это оправдано и несет под собой массу плюсов:

1. Задачи не нужно переадресовывать с предшественника на нового сотрудника и ни одно из невыполненных поручений не будет утеряно;
2. Пропадает необходимость в создании каждый раз корпоративной индивидуальной почты, как и пользователя в программном продукте.

Ну, а если у вас все еще остались вопросы по инструктажу, то вы всегда сможете обратиться в нашу компанию за подробной консультацией.