В каких ситуациях мы прибегаем к инструкциям? Каждый по-разному, я пишу инструкции тогда, когда вижу, что без них ну никак не обойтись, а именно:
1. Когда текучка кадровая на участке и нет времени каждый раз повторять одно и тоже новому сотруднику;
2. Когда выступаю в роли контроля исполнения поручения сотрудником и вижу «узкое место», требующее инструкцию;
3. Когда произошел сбой в работе в результате чего компания налетела на санкции, и инструкция создается с целью предотвращения возникновения подобной ситуации в будущем;
4. Когда сотрудник принимается на работу и в первые дни самостоятельно знакомится с пулом своих функциональных обязанностей и ряда других случаев.
При чем не только я самостоятельно пишу инструкции, но и руководители отделов так же готовят инструктаж, а я эти инструкции оцениваю и согласовываю, и часто мне приходится учить тех, кто эти инструкции пишет для своих подчиненных и не только, потому как считаю, что они не являются рабочим инструментом для сотрудника и велика вероятность того, что сотрудник только начав их изучать тут же захочет положить их «в стол», потому что она совсем не понятно.
Поэтому общие правила для создания инструкции следующие:
1. инструкция пишется для должности, а не для конкретного человека, поэтому каждая инструкция должна быть закреплена за участком/бухгалтером и инициирована ему;
2. инструкция
пишется не "в стол" а для того, чтобы она служила наглядным пособием для человека, кто по ней будет работать, она должна отвечать правилам четырех "П":
- понятной;
- простой;
- подробной;
- пошаговой.
3. все сроки должны быть четкими, не нужно оставлять их на самоконтроль, потому как он изначально низкий
. Так же сроки дадут возможность вам проверить исполнительную дисциплину и если линейная зависимость сроков есть, то сроки по промежуточному выполнению должны это учитывать;
4. инструкция должна содержать в себе последовательный план и скрины в тех задачах, где это необходимо.
В отдельных случаях на участках, где часто меняется кадровый состав, я прибегаю к тому, чтобы совсем обезличить сотрудника, от ФИО перейти к наименованию участка работы, например участок расчета заработной платы или участок реализации и так далее. Конечно, со стороны может показаться, что это нарушает корпоративную этику в компании, но в данной ситуации это оправдано и несет под собой массу плюсов:
1. Задачи не нужно переадресовывать с предшественника на нового сотрудника и ни одно из невыполненных поручений не будет утеряно;
2. Пропадает необходимость в создании каждый раз корпоративной индивидуальной почты, как и пользователя в программном продукте.
Ну, а если у вас все еще остались вопросы по инструктажу, то вы всегда сможете обратиться в нашу компанию за подробной консультацией.