тайм консалтинг

Можно ли передать электронную подпись директора?

Краткий обзор
Оставьте свой номер, и мы вам перезвоним.
Или вы можете позвонить нам сами
+7952-184-98-09
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
В России неуклонно наступает век цифровизации. Все больше государственных служб требуют подачи документов в электронном виде, а контрагенты все чаще не хотят подписывать договоры на бумаге. При этом директор один, он человек занятой и сидеть за компьютером у него времени нет. А оформление электронных подписей на каждого сотрудника стоит денег.

Что делать? Оформлять подписи и доверенности на других лиц или же передать подпись директора?
Раз в месяц мы делаем подборку интересных статей и информации, которая поможет вам найти решения и всегда "держать руку на пульсе".
Часто письма не шлем. Мы тоже не любим спам!

Подписываясь на рассылку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных согласно Федеральному закону РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
Краткий ответ: проставлять электронную подпись директора (руководителя) может и иное лицо, но только с согласия и под контролем директора. Налоговые и административные последствия отсутствуют. Но если подпись будет проставлена вопреки воли, то ваша организация будет «связана» данным документом. Чтобы снизить риск этого неприятного последствия, читайте наши рекомендации.
Для начала пару слов о нормативном регулировании.

Федеральный закон «Об электронной подписи» (Закон) – основной документ в этой сфере.

В конце 2019 в Закон был внесен пакет поправок, изменяющий порядок выдачи электронной подписи, а также вводящий новую категорию: машиночитаемая доверенность (далее для краткости ­­­– МЧД).

Так, юридическое лицо может получить на свое имя только одну электронную подпись, в которой будет прописана сама организация, а также ее руководитель.
Статья 17.2.

1. В случае использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц:
1) применяется квалифицированная электронная подпись юридического лица, квалифицированный сертификат которой выдается удостоверяющим центром Федеральной налоговой службы с указанием в качестве владельца сертификата также лица, уполномоченного действовать без доверенности.

Если нужно, чтобы сотрудники самостоятельно подписывали документы, то на них следует оформить личную электронную подпись, а также выдать МЧД, которая подписывается электронной подписью организации.
Статья 17.2.

1. В случае использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц:

2) в случае, если от имени юридического лица действует его представитель, уполномоченный действовать от имени юридического лица на основании доверенности, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью такого представителя юридического лица. Одновременно представляется доверенность от имени юридического лица. Данная доверенность, выданная в электронной форме от имени юридического лица, должна быть подписана квалифицированной электронной подписью
Аналогичные правила созданы и для индивидуальных предпринимателей (статья 17.3).

Может показаться, что электронной подписью руководителя/ИП может пользоваться только он сам. Если необходимо подписать документ иным лицом, то нужно оформить собственную подпись на это лицо и выдать ему МЧД.

Однако, это не совсем так.

Указанная схема заменяет прежний порядок выдачи подписей.
Так, по старой редакции закона допускалось выдавать сертификаты электронной подписи на юридическое лицо/ИП. В этих сертификатах прописывалась не только организация, но и представитель (зачастую работник), который владеет этим сертификатом (подписью).
Иными словами, раньше на юридическое лицо можно было получить неограниченное количество электронных подписей. По новому закону юридическое лицо/ИП получает только одну подпись в ФНС, а его представители должны получить личные подписи. И чтобы юридически связать личную подпись представителя и представляемого, необходима машиночитаемая доверенность.
Важно! До конца 2022 года в коммерческих удостоверяющих центрах допустимо получить «старые» сертификаты на представителей организации без оформления МЧД. Срок действия сертификатов – до 31.12.2022 (часть 2 статьи 3 Федерального закона № 443-ФЗ, Письмо ФНС России от 01.03.2022).
При этом суть норм: передача правомочий на подписание электронных документов. Правомочие подразумевает возможность самостоятельно определять, какие документы подписывать, а какие нет. То есть оформляются отношения представительства по доверенности в цифровой среде (статья 185 Гражданского кодекса).

Но возможна ситуация, когда в электронную подпись может проставить другое лицо и при этом отношения представительства не возникает.

Правое основание для этого создает статья 10 Закона об электронной подписи:
Статья 10. Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей

1. При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:

1) обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;
Закон не содержит прямой запрет на передачу подписи. Указано общее требование об обеспечении конфиденциальности ключей, а также запрет на использование без согласия, но не на полный запрет.

Понятие «обеспечение конфиденциальности» в Законе не раскрыто. Конфиденциальность не равно запрет на техническое проставление другим лицом.

Таким образом, мы считаем, что закон не запрещает владельцу электронной подписи делегировать её проставление иному лицу. Но проставление должно быть с согласия и под контролем, а также при соблюдении мер безопасности. Данные меры должны препятствовать бесконтрольному использованию подписи, возможности её хищения.

Полномочия при этом не передаются, а создается возможность технического проставления подписи иным лицом. Это иное лицо не выражает собственную волю на подписание документов, а лишь физически проставляет электронную подпись владельца на основании распоряжения о проставлении подписи на конкретном документе.

При реформе электронных подписей данный пункт статьи 10 Закона не был изменен. Если бы законодатель хотел ввести абсолютный запрет на использование подписи иных лицом, то статья была бы переработана.

Владелец электронной подписи не несет административную или уголовную ответственность за передачу подписи. Практика претензий со стороны надзорных органов отсутствует.

Однако, если документ все же будет подписан электронной подписью руководителя без его распоряжения, то все последствия по данному документу будут возложены на плечи организации (практика приведена ниже).

Рекомендуем издать специальный приказ для организации технического проставления подписи иными лицами, в котором установить следующее:

  1. Лицо, которое будет проставлять подпись;
  2. Это не передача подписи, а техническое проставление под контролем и согласия владельца подписи;
  3. Подписание документа возможно при наличии поручения руководителя и/или подписанного бумажного документа с идентичным содержанием.
  4. Запрет передачи ключа подписи иным лицам;
  5. Порядок хранения ключа подписи.

Рекомендуется также установить отдельный регламент с порядком проставления подписи.
Но вам необходимо помнить, что соблюдение воли владельца подписи будет обеспечено возможностью применения мер ответственности к исполнителю. Но если исполнитель все же подпишет «лишний» документ, то организации/ИП не уйти от правовых последствий по нему.

В этом заключается одно из важных отличий от подписания документа по доверенности, в том числе и электронной. Если представитель по доверенности вышел за рамки полномочий, то он станет стороной, а не доверитель по доверенности (статья 183 Гражданского кодекса).



Альтернатива:
подписывать документы только руководителем и использование личных подписи работников в связке с МЧД во всех остальных случаях.

Таким образом, вы можете передавать подпись руководителя другому лицу для технического подписания документов при соблюдении определенных условий. При этом если это лицо подпишет «лишний» документ на, то организация столкнется со всеми последствиями по нему.

Мы предлагаем внедрять в организацию гибридную систему если ваша организация не может себе позволить оформить достаточное количество подписей на сотрудников, а руководитель не подписывает каждый документ. Часть полномочий оформить в виде МЧД, а часть оставить за руководителем, но технически подписывать другим человеком при наличии на то воли руководителя.
Также смотрите