Закон не содержит прямой запрет на передачу подписи. Указано общее требование об обеспечении конфиденциальности ключей, а также запрет на использование без согласия, но не на полный запрет.
Понятие «обеспечение конфиденциальности» в Законе не раскрыто. Конфиденциальность не равно запрет на техническое проставление другим лицом.
Таким образом, мы считаем, что закон не запрещает владельцу электронной подписи делегировать её проставление иному лицу. Но проставление должно быть с согласия и под контролем, а также при соблюдении мер безопасности. Данные меры должны препятствовать бесконтрольному использованию подписи, возможности её хищения.
Полномочия при этом не передаются, а создается возможность технического проставления подписи иным лицом. Это иное лицо не выражает собственную волю на подписание документов, а лишь физически проставляет электронную подпись владельца на основании распоряжения о проставлении подписи на конкретном документе.
При реформе электронных подписей данный пункт статьи 10 Закона не был изменен. Если бы законодатель хотел ввести абсолютный запрет на использование подписи иных лицом, то статья была бы переработана.
Владелец электронной подписи не несет административную или уголовную ответственность за передачу подписи. Практика претензий со стороны надзорных органов отсутствует.
Однако, если документ все же будет подписан электронной подписью руководителя без его распоряжения, то все последствия по данному документу будут возложены на плечи организации (практика приведена ниже).
Рекомендуем издать специальный приказ для организации технического проставления подписи иными лицами, в котором установить следующее:
- Лицо, которое будет проставлять подпись;
- Это не передача подписи, а техническое проставление под контролем и согласия владельца подписи;
- Подписание документа возможно при наличии поручения руководителя и/или подписанного бумажного документа с идентичным содержанием.
- Запрет передачи ключа подписи иным лицам;
- Порядок хранения ключа подписи.
Рекомендуется также установить отдельный регламент с порядком проставления подписи.
Но вам необходимо помнить, что соблюдение воли владельца подписи будет обеспечено возможностью применения мер ответственности к исполнителю. Но если исполнитель все же подпишет «лишний» документ, то организации/ИП не уйти от правовых последствий по нему.
В этом заключается одно из важных отличий от подписания документа по доверенности, в том числе и электронной. Если представитель по доверенности вышел за рамки полномочий, то он станет стороной, а не доверитель по доверенности (статья 183 Гражданского кодекса).
Альтернатива: подписывать документы только руководителем и использование личных подписи работников в связке с МЧД во всех остальных случаях.
Таким образом, вы можете передавать подпись руководителя другому лицу для технического подписания документов при соблюдении определенных условий. При этом если это лицо подпишет «лишний» документ на, то организация столкнется со всеми последствиями по нему.
Мы предлагаем внедрять в организацию гибридную систему если ваша организация не может себе позволить оформить достаточное количество подписей на сотрудников, а руководитель не подписывает каждый документ. Часть полномочий оформить в виде МЧД, а часть оставить за руководителем, но технически подписывать другим человеком при наличии на то воли руководителя.