Как работодателю подготовиться к проверке контролирующих органов?

Мы — аутсорсинговая компания Тайм консалтинг. Оказываем бухгалтерские, юридические, кадровые услуги и не только (управленческий учет и бизнес-анализ компании)
Напишите нам в WhatsApp, когда вам это понадобится.

В этом материале мы собрали для основные моменты, которые стоит учесть для успешной подготовки к проверкам.

Оставим в стороне налоговые проверки, проверки прокуратуры, валютный и таможенный контроль, а также контроль со стороны Антимонопольной службы. Для данных видов контроля закреплены специальные правила, описывать которые вместе можно бесконечно долго. Вы же не думали, что существует один закон о проверках, чтобы править всем?

Сфокусируемся на видах контроля, которые попадают по Закон «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (далее – Закон «О контроле»). К этим проверкам относится, в том числе, проверки Государственной инспекции труда, Роспортребнадзора, МЧС, Роскомнадзора.

Внесем ясность. Проверка – обиходное название любого мероприятия государственного органа по изучению соблюдения законодательства предпринимателем. Юридически корректное название – контрольно-надзорное мероприятия. Для простоты будем называть их просто проверками.

Помимо Закона «О контроле» проверки также регулируются Положениями о конкретном виде контроля. Например, Положение о федеральном государственном санитарно-эпидемиологическом контроле (надзоре), утвержденное Постановлением Правительства от 30.06.2021 № 1100.

Существуют плановые и внеплановые проверки.

1. Найти план. План проверок формируется ежегодно каждым контролирующим органом. Узнать о проверке вы можете на сайте органа. К сожалению, единого сводного плана не предусмотрено.

Но вы можете найти информацию в Едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий.
Сайт реестра: proverki.gov.ru. Рекомендуем искать по ИНН.
Срок размещения планов на сайте органа: вторая половина декабря.

2. Проверить в реестре кто будет проверять, где, когда и по каким вопросам.

3. Проверить периодичность проверки.

Орган не может приходить с плановой проверкой когда ему захочется. Периодичность зависит от категории риска. Категория устанавливается исходя из критериев риска.
Критерии рисков устанавливаются в Положениях о конкретных проверках.
Если вас отнесли не к той категории рисков, то вы можете написать заявление в орган.
Если проверка будет проведена с нарушением периодичности, то ее результаты подлежат отмене.

Важно! Частота мероприятий зависит от категории риска объекта контроля, а не лица. Объект контроля – деятельность, результаты деятельности, здания, линейные объекты, природные объекты и проч. Допускаются ежегодные разных объектов одного лица.

4. Проверить все ли ваши процессы соответствуют законодательству.

Проверяйте не по всем актам, а только по включенным проверяющим органом в специальный перечень.
Например, Роструд проводит проверку по списку, утвержденному приказом от 31.12.2020 № 265.

Также необходимо изучить:
– Положение о конкретном виде контроля;
– Проверочный лист, который будет использовать орган (при наличии);

Настоятельно рекомендуем оценивать соблюдения закона с помощью штатного юриста или консалтинговой компании.

Кроме того, вы можете запросить консультацию по вопросам законодательства в самом органе.

5. Получить письмо с распоряжением о проверке. Проверить: предмет, основания, сроки проверки.

Важно! С 01.01.2024 контролирующие органы будут направлять все уведомления исключительно в электронной форме.

Сроки проверки: 10 рабочих дней. Но есть нюанс: не включается время на предоставление документов

6. Проверить список запрошенных документов. Если документы невозможно направить в срок, нужно запросить продление. Если документы ранее направлялись, можно их не направлять повторно, но нужно сообщить органу об этом. Вы не обязаны направлять документы, которые не относятся к предмету проверки.

7. Передать документы в орган.

Далее ваши действия зависят от вида проверки: документарная или выездная. Если проверка документарная, то помимо истребования документов, орган может также запросить объяснения и провести экспертизу. Крайне желательно все объяснения согласовывать с юристом.

1. Назначить ответственное лицо. Оформить полномочия. Можно и приказом, но надежней доверенностью в простой письменной форме. Если передоверие – не забыть про нотариально форму.

2. Проинструктировать ответственное лицо:

1. Объяснить вид контрольно-надзорного мероприятия, чем он регулируется;
2. Объяснить, какие действия могут быть проведены в рамках проверки;
3. Обязать фиксировать все нарушения в рамках проверки;
4. Создать памятку о правах и обязанностях участников проверки, ознакомить ответственно лицо;
5. Запретить препятствовать проведению проверки.

Сроки выездной проверки: 10 рабочих дней.

Но в отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок взаимодействия в ходе проведения выездной проверки не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцать часов для микропредприятия.

Полностью подготовиться к ним невозможно в виду внезапности, но некоторые шаги все же можно предпринять.

1. Изучить какие бывают основания внеплановых проверок. К ним относятся наличие сведений у органа о причинении вреда или угрозе причинения вреда, поручение прокурора, истечения срока предписания и другие основания.

Важно! В Законе «О проверках» нет ограничений на периодичность внеплановых проверок. Все зависит от наличия оснований.

2. Заранее сказать работникам как они должны себя вести при таких проверках.
3. Получить письмо с распоряжением. Проверить согласование прокуратуры. Запомнить, что внеплановая документарная проверка проводится без согласования с органами прокуратуры.
4. Проверить сроки уведомления.

О внеплановой выездной проверке предварительно уведомляют не позднее чем за 24 часа.

Но если имеется угроза причинения вреда, то любая проверка проводится без уведомления.

Важно также помнить, что по новому закону органы могут проводить часть контрольно-надзорных мероприятий без взаимодействия с организацией. Это так называемые «бесконтактные» КНМ. Они проводятся без уведомления и без включения КНМ в реестр проверок. По итогам данных мероприятий может быть вынесено предостережение или начата внеплановая проверка.

Как мы видим, успешная подготовка к проверке требует выполнения целого комплекса действий. Искренне надеемся, что наша статья послужит действенным инструментом для уменьшения рисков привлечения к ответственности со стороны органов. Одни только уверенность и демонстрация понимания законодательства о проверках может дисциплинировать инспектора и отвратить его от нарушений законодательства.

И не забываем на каждом этапе использовать юристов. Наша компания готова помочь вам подготовиться к проверке любой сложности.

Звоните 8-952-184-98-09
Или отправьте вопрос на doa@timeconsulting.ru