Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году – это уже почти реальность. Проекты соответствующих нормативно-правовых актов уже подготовлены и ждут изменения статуса на законы и приказы. До конца 2019 года вся нормативно-правовая база по данному вопросу должна быть принята, а именно – три федеральных закона, вносящих поправки:
- в Трудовой Кодекс РФ. Будет добавлена ст. 66,1, которая введет электронные трудовые книжки.
- в закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ. В нем появится обязанность работодателя сдавать новый отчет СЗВ-ТД, который собственно является заменой трудовой книжки.
Прежде всего, нужно понимать, что
электронная трудовая книжка – это не трудовая книжка в нашем привычном понимании. Это сведения о трудовой деятельности работника у определенного работодателя в определенный период времени, переданные работодателем и аккумулирующиеся на ресурсах Пенсионного Фонда РФ.
Означает ли это, что бумажные трудовые книжки будут отменены?
Нет, ведение бумажных трудовых книжек предполагается прекратить в 2027 году, а в 2020 году каждый работник должен будет определиться, хочет ли он продолжать ведение бумажной трудовой книжки. Если да, то работодатель будет продолжать ведение бумажной трудовой книжки работника, но при этом параллельно подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
Обязанность работодателя подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР возникает 1 января 2020 г. Все данные о приеме, переводе, увольнении сотрудников должны будут передаваться работодателем в ПФР не позднее 15 числа последующего месяца. Для этого необходимо будет обновить программное обеспечение и формировать отчеты автоматически. С 2021 года работодателю будет необходимо передавать данные об изменении статуса работника (прием, перевод, увольнение) на следующий день после наступления этого изменения.
Получить данные о своей трудовой деятельности работник сможет:
- у работодателя за период работы у него;
- в МФЦ;
- в ПФР;
- на портале Госуслуги.
Что же необходимо сделать работодателю в 2019 году, чтобы максимально подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки:
- Завести адрес корпоративной электронной почты отдела кадров для обращения сотрудников/бывших сотрудников относительно сведений о трудовой деятельности.
- Разработать форму уведомления сотрудников о том, что они могут отказаться от ведения бумажных трудовых книжек или продолжить их ведение.
- Подготовить изменения в локальные нормативные акты, в которых упоминается ведения трудовых книжек. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор кадрового работника, должностная инструкция и т.п.
После вступления в действие нормативно-правовых актов, регламентирующих ведение электронных трудовых книжек, а это должно произойти до конца 2019 года, можно официально принимать описанные выше документы и начинать работу с электронными трудовыми книжками без проблем.