Аутсорсинг услуг
КАК НЕ ОШИБИТЬСЯ С ВЫБОРОМ КОМПАНИИ?
Аутсорсинг - довольно часто мы слышим это слово, но в простой жизни мы его не используем. По сути, это новомодное слово распространено только в бизнес-среде. Если открыть Википедию, то там дано очень витиеватое определение этого слова: "передача организацией на основании договора, определенных видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области". По факту аутсорсинг - это выполнение определенных функций ведения вашего бизнеса силами специалистов сторонней организации либо же силами специалиста-аутсорсера, работающего самостоятельно.
В нашей стране в основном аутсорсинг применяется в финансовой, кадровой и юридической структурах бизнеса. Сегодня я хочу поговорить о формате работы компаний, оказывающих ВЕСЬ СПЕКТ УСЛУГ, НЕОБХОДИМОЙ ДЛЯ НЕПРЕРЫВНОЙ РАБОТЫ ЛЮБОГО БИЗНЕСА. Как выбрать такую компанию, что она может предложить, чего от нее ожидать и какие требования она предъявит к вам? Попробуем разобраться.
Сопровождение учета в любой компании - это вообще сложная для простого восприятия система, сравнимая по своей загадочности разве что с китайской грамотой. Бухгалтер, юрист или кадровик - это человек, у которого нет возможности раз и навсегда пройти обучение и пользоваться этими знаниями бесконечно. Наше законодательство настолько часто меняется, что отслеживать все нововведения для того, чтобы соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению финансово-хозяйственной деятельности, и корректно уплачивать налоги, приходится в режиме "ультраонлайн".
Сопровождение учета в любой компании - это вообще сложная для простого восприятия система, сравнимая по своей загадочности разве что с китайской грамотой. Бухгалтер, юрист или кадровик - это человек, у которого нет возможности раз и навсегда пройти обучение и пользоваться этими знаниями бесконечно. Наше законодательство настолько часто меняется, что отслеживать все нововведения для того, чтобы соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению финансово-хозяйственной деятельности, и корректно уплачивать налоги, приходится в режиме "ультраонлайн".
На рынке предложений сейчас очень много компаний, конкурирующих между собой, пытающихся прочно занять такой сегмент рынка, как предоставление услуг на аутсорсинге. Не будем сейчас рассматривать и анализировать компании, входящие в "большую четверку" или аналогичные по масштабам с ними. Возьмем среднестатистические компании. Итак, что же такое аутсорсинг?
Зайдя на сайт любой из компаний, предлагающих услуги аутсорсинга, можно прочитать стандартный перечень плюсов работы не со штатным бухгалтером, а с аутсорсинговой компанией, имеющей в штате большое количество высококвалифицированных специалистов в разных областях учета.
В основном это:
Зайдя на сайт любой из компаний, предлагающих услуги аутсорсинга, можно прочитать стандартный перечень плюсов работы не со штатным бухгалтером, а с аутсорсинговой компанией, имеющей в штате большое количество высококвалифицированных специалистов в разных областях учета.
В основном это:
1
Снижение расходов на содержание своего штата бухгалтеров
В основном приводят цифры экономии на зарплате, налогах, организации рабочего места, оснащении компьютерной техникой, приобретении программного обеспечения, оплате повышения квалификации, приобретении справочно-правовых систем или подписных профессиональных изданий;
2
Отсутсвие сотрудника
Отсутствие внезапной потери человека как штатной единицы на рабочем месте (заболел, ушел в отпуск или в декрет, уволился). В аутсорсинге всегда есть моментальная замена человека.
3
Опыт и знания в разных сферах деятельности
Компетентность сотрудников, большой опыт и постоянное повышение квалификации для соответствия требованиям законодательства.
4
Застрахованные налоговые риски в случае допущенных ошибок
Большинство консалтинговых компаний страхуют риски своих клиентов, чтобы в случае недаразумений можно было покрыть убытки компании. За ошибки штатного сотрудника компания платит сама.
5
Предложения по оптимизации налогообложения.
6
Больше времени на бизнес, чем на операционные процессы
Упор на то, что собственник бизнеса сможет больше времени уделять коммерческой составляющей своего бизнеса и расширять сферы своей деятельности, не отвлекаясь на необходимость вникать в бухгалтерский учет.
При этом набор услуг пакета «ВСЕ ВКЛЮЧЕНО» охватывает весь спектр услуг, которые предоставляет аутсорсинговая компания. Клиент может выбрать передачу дел как в полном объеме компании-аутсорсеру, так и выборочно определенных участков работы (ведение одного участка бухгалтерского учета, налогового регистра, сопровождение открытия кредитной линии, юридическое сопровождение сделки и пр.).
На практике выполнение аутсорсинговой организацией или самостоятельным аутсорсером выборочных услуг оказывается в ценовом измерении дороже, чем выполнение полного объема работ. Именно поэтому выбор в пользу комплексного оказания всего спектра услуг-является наиболее выгодным для компании.
Дополнительные опции, которые могут предлагаться компаниями в рамках увеличения своей привлекательности для клиента, разнообразны, перечислим основные.
1. Предоставление удаленного доступа клиенту ко всем программам (1С, Бит-Финанс, СЭД, Битрикс и другие).
2. При получении от клиента доступа к банковским счетам в формате так называемого просмотрового места самостоятельно заходить в "клиент-банк", получать банковские выписки, формировать по заданию клиента платежные поручения, но не иметь права подписи, что означает невозможность распоряжаться денежными средствами на счетах клиента.
3. Участие в совещаниях, возможность выезда в командировки по заданию клиента.
4. Участие в проведении инвентаризаций и пр.
Итак, очевидные плюсы работы и объем услуг аутсорсинговых компаний мы перечислили, и вы решили, что более рационально передать свой бухгалтерский учет на ведение сторонней организации.
На практике выполнение аутсорсинговой организацией или самостоятельным аутсорсером выборочных услуг оказывается в ценовом измерении дороже, чем выполнение полного объема работ. Именно поэтому выбор в пользу комплексного оказания всего спектра услуг-является наиболее выгодным для компании.
Дополнительные опции, которые могут предлагаться компаниями в рамках увеличения своей привлекательности для клиента, разнообразны, перечислим основные.
1. Предоставление удаленного доступа клиенту ко всем программам (1С, Бит-Финанс, СЭД, Битрикс и другие).
2. При получении от клиента доступа к банковским счетам в формате так называемого просмотрового места самостоятельно заходить в "клиент-банк", получать банковские выписки, формировать по заданию клиента платежные поручения, но не иметь права подписи, что означает невозможность распоряжаться денежными средствами на счетах клиента.
3. Участие в совещаниях, возможность выезда в командировки по заданию клиента.
4. Участие в проведении инвентаризаций и пр.
Итак, очевидные плюсы работы и объем услуг аутсорсинговых компаний мы перечислили, и вы решили, что более рационально передать свой бухгалтерский учет на ведение сторонней организации.
Как проверить благонадежность аутсорсинговой компании?
Пошаговая инструкция
- 1Определить финансовую экономию в оплате труда и прочих расходов на содержание своих штатных сотрудников бухгалтерии по сравнению со стоимостью оплаты услуг аутсорсинговой компании.
- 2Определить круг компаний, предлагающих свои услуги на данном рынке, в этом случае необходимо: время существования на рынке, ознакомится с отзывами и политикой конфиденциальности (не все клиенты хотят, чтобы информация о них была обнародована, прозрачность и понятность цен и т.д.)
- 3После того как выбор пал на одну из компаний, стоит все-таки посетить ее офис, для того чтобы понять условия труда сотрудников. Полуподвальное помещение в промзоне вряд ли свидетельствует о финансовой стабильности компании и заботе о своих сотрудниках. Если компания-аутсорсер не заботится о своих сотрудниках, то нельзя ожидать от нее неусыпной заботы о вас.
- 4Пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерии или возможным сотрудником, который будет закреплен за вашей компанией, оцените то, как с вами разговаривают данные сотрудники, насколько понятно и доступно они отвечают на ваши вопросы. Задайте вопросы о том, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, каким образом будет происходить обмен документацией и информацией, как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.
- 5Вы должны изначально понимать, что стоимость высококвалифицированной работы не может составлять несопоставимые с рынком цены. Компания, предлагающая вести бухгалтерский учет по стоимости одного театрального билета, не может предоставить вам квалифицированную услугу. Не позволяйте себе быть пойманным на эту уловку дешевой стоимости.
Итак, вы остановили свой выбор на аутсорсинговой компании. Мы вас поздравляем!
Небольшая ремарка уже непосредственно на этапе сотрудничества необходимо помнить и понимать, что:
1. На начальном этапе работы вы должны быть готовы к тому, что сотрудники компании-аутсорсера будут задавать вам вопросы, касающиеся специфики вашей деятельности, с целью понять вашу специфику и корректно выстроить учет ваших операций. Поэтому вам необходимо максимально просто и прозрачно объяснить систему вашей работы, а также процессы работы самостоятельно либо назначить со своей стороны ответственного сотрудника;
2. С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное представление первичной документации для обработки, с которыми будут контактировать аутсорсеры для получения документации;
3. Суммы налогов формируются на основании подведенных итогов по представленным с вашей стороны документам. И если документация представлена не в полном объеме, то в данном случае финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется более высокой, а прибыль компании более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами;
4. Желательно представлять договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.
Если все эти условия будут выполняться, то никаких недоразумений возникать не будет.
В заключение хочется отметить, что если вы уверенный в себе и своем бизнесе человек, уважающий труд людей, готовых вам помогать в достижении ваших целей, вы четко понимаете структуру взаимодействия и строго ее придерживаетесь, вы финансово пунктуальны и остаетесь верны принципу разумного налогового планирования, то при работе с аутсорсинговыми компаниями вы будете спокойны за финансовую безопасность своей компании и сможете, сэкономив средства на штатных сотрудниках, сосредоточить свои усилия на достижении более высоких вершин своего бизнеса.
Небольшая ремарка уже непосредственно на этапе сотрудничества необходимо помнить и понимать, что:
1. На начальном этапе работы вы должны быть готовы к тому, что сотрудники компании-аутсорсера будут задавать вам вопросы, касающиеся специфики вашей деятельности, с целью понять вашу специфику и корректно выстроить учет ваших операций. Поэтому вам необходимо максимально просто и прозрачно объяснить систему вашей работы, а также процессы работы самостоятельно либо назначить со своей стороны ответственного сотрудника;
2. С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное представление первичной документации для обработки, с которыми будут контактировать аутсорсеры для получения документации;
3. Суммы налогов формируются на основании подведенных итогов по представленным с вашей стороны документам. И если документация представлена не в полном объеме, то в данном случае финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется более высокой, а прибыль компании более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами;
4. Желательно представлять договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.
Если все эти условия будут выполняться, то никаких недоразумений возникать не будет.
В заключение хочется отметить, что если вы уверенный в себе и своем бизнесе человек, уважающий труд людей, готовых вам помогать в достижении ваших целей, вы четко понимаете структуру взаимодействия и строго ее придерживаетесь, вы финансово пунктуальны и остаетесь верны принципу разумного налогового планирования, то при работе с аутсорсинговыми компаниями вы будете спокойны за финансовую безопасность своей компании и сможете, сэкономив средства на штатных сотрудниках, сосредоточить свои усилия на достижении более высоких вершин своего бизнеса.