Аренда

На практике очень распространена ситуация, когда руководитель или Собственник компании сдает собственный автомобиль «себе же» в аренду. И вот здесь очень часто допускаются самые распространенные ошибки, которые в последствии приводят к спорам и претензиям со стороны налоговых органов и начислениям штрафов и пеней:

1. Отсутствие как самого договора аренды, так и акта приема передачи, при чем ГСМ и расходные материалы признаются в налоговом и бухгалтерском учете;
2. Отсутствие путевых листов или ошибки в их оформлении;
3. Отсутствие приказа о нормативах списания топлива;
4. Организация, как налоговый агент, не удерживает НДФЛ с выплат руководителю и не перечисляет плату в бюджет.

И это перечень далеко не закрытый, если копнуть глубже будет еще к чему придраться в учете арендуемого имущества.

Из чего делаем выводы, что при прочих равных, аренда авто все же выгоднее компенсации.

Так же довольно часто встречается на практике ситуация, при которой руководитель компании приобретает в личное использование автомобиль, оформляет его на компанию. Общество, в свою очередь, возмещает НДС, а при отсутствии в периоде возмещения налога налогооблагаемой базы и платежа налога в бюджет, как и при ее наличии, спора с налоговиками не избежать. И здесь важно иметь доказательства того, что автомобиль приобретен директором компании НЕ в личных целях, а использовался в деятельности компании.

О том, что это за доказательства, какими документами необходимо себя обезопасить как в случае приобретения транспортного средства, так и в случае его аренды или компенсации, обращайтесь за консультацией к нам (3822-90-84-63 или пишите на zapros@timeconsulting.ru).

1. Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник (Арендодатель) - собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов.

Учтите, что если автомобиль зарегистрирован на имя супруги работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;

2. Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

3. Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре как можно подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания.

4. При получении автомобиля по договору аренды нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Необходимо проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

5. Для обоснования целесообразности расходов на аренду автомобиля и его эксплуатацию необходимо прописать в договоре с директором разъездной характер работы , но все это должно подтверждаться документально - поездки в командировки , по городу , и т.д. Все маршруты должны отражаться в путевом листе , обязательно указывать километраж, показания спидометра , и расход бензина для списания по нормам, разработанным самостоятельно или по инструкции Минтранса, иначе претензий не избежать. Вам придется доказывать, что автомобиль не используется в личных целях.

6. Оформление договора аренды и отнесение на расходы арендной платы, должно подтверждаться фактическим использованием в деятельности арендованного автомобиля.

Напомним, что именно путевые листы являются доказательством того, что машина вами фактически эксплуатируется, т.е. используется в производственных целях. Если вы будете только перечислять плату за аренду и при этом у вас не окажется никаких подтверждающих документов, налоговые органы посчитают ваши расходы по аренде необоснованными и экономически неоправданными.

Самая значимая поправка - несколько поездок в разные рабочие дни или смены нельзя будет оформлять одним путевым листом.

Так раньше позволял делать нетранспортным компаниям Минфин. Главное, чтобы срок путевого листа не был больше месяца. Минтранс же выступал против: путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда в рейс с места постоянной стоянки.

По новым правилам путевые листы надо будет оформлять так:

- до начала рейса, если он продлится больше смены или рабочего дня водителя;
- до начала первого рейса, если за смену или рабочий день водитель делает один или несколько рейсов.

Кроме того, сведения о медосмотре теперь не нужно будет заверять штампом. Подписи медработника с указанием его фамилии и инициалов вполне достаточно.

Остальные правки можно назвать техническими. Например, уточнять, что вместо сведений о предрейсовом техосмотре в путевом листе могут быть указаны данные о предсменном техосмотре.

Предупредите об изменениях тех сотрудников, которые заполняют путевые листы. Прежде чем признавать расходы на ГСМ по документам, оформленным начиная с 1 марта, убедитесь, что они составлены по новым правилам. Это поможет избежать споров с налоговиками.